Bộ Chứng Từ Thanh Toán Bao Gồm

Trong hoạt động thương mại quốc tế, dù doanh nghiệp lựa chọn hình thức thanh toán nào thì cũng sẽ cần đến các loại hồ sơ, giấy tờ theo quy định. Những giấy tờ này được gọi chung là chứng từ trong thanh toán quốc tế.

Các loại hóa đơn thương mại thường gặp

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại.  Hóa đơn chiếu lệ thường dùng làm chứng từ để khai hải quan, xin giấy phép xuất khẩu, làm cơ sở cho việc khai giá trị hàng hóa đem đi triển lãm, hoặc để gửi bán,…

Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice): Là hóa đơn dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp như:  Giá hàng chỉ mới là giá tạm tính, tạm thu tiền hàng vì việc thanh toán cuối cùng sẽ căn cứ vào trọng lượng xác định ở khâu dỡ hàng, hàng hóa được giao nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến khi bên bán giao xong hàng mới thanh lý.

Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Trong những trường hợp sử dụng đến hóa đơn tạm thời thì khi thanh toán cuối cùng, người bán phải lập hóa đơn chính thức.

Hóa đơn chi tiết (Detail invoice):  Là hóa đơn dùng để mô tả chi tiết hàng hóa trong trường hợp mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại,…Trong hóa đơn chi tiết, giá cả được phân chia ra thành những mục rất chi tiết.

Chứng từ vận tải (vận đơn đường biển)

Chứng từ vận tải được cấp từ người vận tải hàng hóa, tùy vào phương thức sẽ có chứng từ khác nhau:

Vận đơn đường biển (Bill of Lading) thường trong thanh toán LC ngân hàng chấp nhận bill gốc ở dạng vận đơn đã xếp trên bill có show chữ “on boat” .Tuy nhiên một số trường hợp doanh nghiệp sử dụng bill surrender và seaway vẫn được ngân hàng chấp nhận với điều kiện người nhập khẩu ký quỹ 100% băng tiền của doanh nghiệp.

Kiểm tra vận đơn đường biển (Bill of Lading)

Khi kiểm tra vận đơn vận tải trong bộ chứng từ thanh toán L/C ngân hàng sẽ kiểm tra những thông tin:

Một số lỗi thường thấy khi kiểm tra vận đơn trong thanh toán L/C tôi tổng hợp được

Kiểm tra Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy / Insurance certificate)

Những thông tin trên bảo hiểm về: tên tàu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng có phù hợp với L/C không?. Cần kiểm soát những đơn vị giám định tổn thất và nơi khiếu nại, bồi thườn phải phù hợp với quy định của L/C. Thanh toán L/C phải quy định rõ phí bảo hiểm đã được thanh toán hay chưa?

Khi kiểm tra chứng thư bảo hiểm cần xem những thông tin sau:

Tên và địa chỉ của người được bảo hiểm phải là nhà xuất khẩu (người thụ hưởng) và việc chuyển nhượng quyền bảo hiểm hàng hoá cho nhà nhập khẩu phải được thể hiện bằng hình thức ký hậu để trắng (blank endorsed) tương tự như trên vân đơn vận tải.

Ngày phát hành chứng thư bảo hiểm phải được lập trước hoặc trùng với ngày B/L,ngân hàng sẽ không thanh toán cho bộ chứng từ nếu ngày phát hành chứng thư bảo hiểm sau ngày on broad.  Ngoài ra cần kiểm tra việc mô tả hàng hóa có thể chung chung nhưng không được mâu thuẫn với L/C.

Thông thường trong L/C quy định điều kiện bảo hiểm mọi rủi ro (all risks), rủi ro chiến tranh (war risk), rủi ro đình công (strike risk)… Thực tế khi kiểm tra chứng từ bảo hiểm VinaTrain thấy có những lỗi phổ biến như sau:

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Là giấy chứng nhận xuất xứ được phát hành bởi doanh nghiệp xuất khẩu (Tự chứng nhận xuất xứ) và các cơ quan chủ quan được nhà nước quy định có tác dụng chứng nhận xuất xứ và hưởng ưu đãi thuế quan khi nhập khẩu. Tại Việt Nam cơ quan có thẩm quyền cấp C/O ở Việt Nam là Bộ Công Thương; Phòng Thương Mại và Công nghiệp Việt Nam.

Đối với những hợp đồng vận tải bắt buộc có bảo hiểm như CIF hoặc CIP thì người bán cần xuất trình chứng thư bảo hiểm trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu thanh toán LC, chứng từ này sẽ gồm:

Quyền của ngân hàng khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán L/C

Để chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán L/C người bán cần lưu ý:

Để hạn chế việc ngân hàng từ chối thanh toán vì bộ chứng từ không hợp lệ người xuất khẩu nên lựa chọn ngân hàng thông báo phục vụ mình có nghiệp vụ tốt để tham vấn được giúp doanh nghiệp những sai xót thường gặp khi xuất trình chứng từ.

Ngoài ra, Thời gian xuất trình bộ chứng từ thanh toán L/C cần có khoảng thời gian hợp lý để tránh tình trạng thời gian quá ngắn người bán không kịp chuẩn bị chứng từ.

Cần thoả thuận rõ ràng với người nhập khẩu về tính hợp lệ các loại chứng từ cần xuất trình trên L/C tránh tính trạng phát sinh thêm người xuất khẩu không cung cấp được.

Với người mua: Ngoài việc rà soát tính hợp lệ của bộ chứng từ để hạn chế rủi ro cần có phương án kiểm soát quá trình đóng gói hàng hoá để tránh tình trạng người ban giao hàng chất lượng không tốt. Ngoài ra, trong quá trình thanh toán người mua được khuyên nên giữ lại một % nhất định giá trị hàng để kiểm soát tình trạng hàng đúng như mô tả sẽ hoàn trả.

Trên đây là những lưu ý bạn cần để ý khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán L/C người xuất khẩu và nhập khẩu cần kiểm tra kỹ để hạn chế những  nhược điểm đáng tiếc xảy ra.

Nếu doanh nghiệp lần đầu mở bộ chứng từ thanh toán L/C nên nhờ sự trợ giúp của các công ty chuyên hoạt động dịch vụ xuất nhập khẩu nói chung, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiến độ công việc được hoàn thành nhanh hơn.

Hy vọng, bài viết bộ chứng từ trong thanh toán L/C do trung tâm xuất nhập khẩu VinaTrain chia sẻ sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn biết cách chuẩn bị khi có nhu cầu mở L/C. Nội dung này có trong chương trình đào tạo tại khóa học xuất nhập khẩu thực tế do VinaTrain tổ chức. Bạn đọc quan tâm có thể tham khảo lịch khai giảng được cập nhật tại website của trung tâm VinaTrain.

Để nhận thêm nhiều tài liệu và kiến thức về xuất nhập khẩu thực tế hãy tham gia ngay nhóm tự học xuất nhập khẩu online cùng VinaTrain, đã có hơn 11.000 thành viên tham gia nhóm tự học này nhận được hỗ trợ từ VinaTrain.

_____________________________________________________________

HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ THỰC TẾ VINATRAIN

Phiếu đóng gói (Packing List)

Là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng, loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định.

Nội dung của phiếu đóng gói gồm: Tên người bán, tên hàng, tên người mua, số hiệu hóa đơn, số thứ tự của kiện hàng, cách đóng gói, số lượng hàng đựng trong kiện, trọng lượng, thể tích của kiện hàng.

Ngoài ra, đôi khi hối phiếu đóng gói còn ghi rõ tên xí nghiệp sản xuất, người đóng gói và người kiểm tra kỹ thuật. Tùy theo loại hàng hóa mà thiết kế một Packing List với các nội dung thích hợp.

Phiếu đóng gói được lập thành 03 bản.

Giấy chứng thư xuất xứ (Certificate of Origin)

Là chứng từ xác nhận xuất xứ, nguồn gốc hàng hóa do nhà xuất khẩu hoặc do phòng thương mại của nước xuất khẩu cấp, nếu như trong L/C có quy định. Tại Việt Nam, loại chứng từ này do Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phát hành.

Nội dung của Chứng thư xuất xứ gồm các các mục cơ bản gồm:  Tên địa chỉ Nhà xuất khẩu, Nhà nhập khẩu, Tên hàng, Số lượng, Trọng lượng, Ký mã hiệu, lời khai của chủ hàng và xác nhận của Phòng thương mại về nơi sản xuất, xuất xứ của hàng hóa.

Giấy chứng nhận Phẩm chất/Số lượng/Trọng lượng/Bao bì/Mùa vụ (Certificate of Quality/Quantity (or Weight)/Bags/Crop)

Được cấp bởi một cơ quan giám định độc lập kiểm nghiệm.  Tại Việt Nam, loại giấy tờ này có nhiều cơ quan đảm nhiệm cấp như: Vinacontrol, SGS, FCC, ICT, DAVI,…

Là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người mua bảo hiểm trong quá trình chuyên chở hàng hóa.

II. Phân tích bộ chứng từ trong thanh toán L/C

Tại phần này chúng tôi sẽ phân tích rõ hơn về các chứng từ cần xuất trình trong thanh toán L/C. Những chứng từ này được phát hành theo thoả thuận của 2 bên mua bán. Người mua sẽ dựa vào thủ tục nhập khẩu của mặt hàng tại nước nhập khẩu cần những chứng từ nào sẽ yêu cầu người xuất khẩu phát hành chứng từ đó. Ngoài ra, trong thanh toán L/C người nhập khẩu sẽ chấp nhận những yêu cầu về việc phát hành chứng từ của ngân hàng phục vụ mình để yếu cầu người bán xuất trình đúng với quy định của L/C.

Dưới đây là những phân tích chi tiết về chứng từ thanh toán L/C